Digitalización de ONG's

La tecnología con enfoque empresarial y optimización organizacional se ha fortalecido en los últimos años. Hoy en día es posible fortalecer empresas y organizaciones sin fines de lucro mediante el uso de poderosas herramientas digitales, capaces de optimizar procesos como la gestión de finanzas, comunicación interna y externa, ejecución de proyectos, etc.

Las organizaciones que trabajan en pro de una causa social o ambiental, cuyo objetivo no es el de lucrar sino ayudar; pueden resultar enormemente fortalecidas mediante el uso de herramientas digitales, siempre y cuando asuman compromisos antes de implementarlas. En este blog te presentaremos el mejor camino a seguir para la digitalización  de ONG´s, el cual asegurará la optimización de recursos, transparencia y una mejor eficiencia en la gestión administrativa.

Gestión de donantes:

¿Cómo utilizar la tecnología para fortalecer las relaciones con los donantes?

La gestión de donantes es un aspecto fundamental para el funcionamiento de las ONG´s.  Es importante destacar que un donante no solo representa apoyo financiero; un donante que se une y confía en la misión de la ONG se convierte en un aliado. La comunicación y relación entre ONG y donantes debe ser lo más efectiva posible.

Para fortalecer la relación con los donantes usando herramientas digitales, las ONG´S deben utilizar un sistema CRM (Customer Relationship Management ) que facilite el seguimiento de las contribuciones de una manera transparente y mejorar la relación con los donantes.

Herramientas como Zoho CRM permiten registrar las interacciones, visualizar el historial de donaciones e identificar posibles nuevos donantes. Esto permitirá una conexión personalizada y por consiguiente, un incremento en las donaciones.

Gestión administrativa:

¿Cómo automatizar tareas rutinarias?

La administración es el corazón de la estructura y funcionamiento de las ONG´s, y la digitalización eficaz de esta área permite una transmisión efectiva de los valores y misión de la organización. En este sentido, las organizaciones necesitan disponer de plataformas que permitan almacenar, organizar y compartir información de forma eficiente.

La implementación de herramientas digitales que permitan el trabajo colaborativo es una excelente iniciativa. Aplicaciones dentro del ecosistema Zoho, como lo son Writter, Sheet y Show permiten la realización de trabajo colaborativo en tiempo real y con acceso controlado.

Las ONG´s necesitan agilizar tareas administrativas recurrentes, para que los colaboradores puedan enfocarse en las actividades de mayor prioridad. El envío de agradecimientos personalizados a donantes, alertas sobre fechas de entrega y cumplimiento de objetivos, control y actualización de bases de datos de beneficiarios y colaboradores pueden ser fácilmente programadas mediante el sistema Zoho CRM.

Gestión de convocatoria:

¿Cómo fortalecer el poder de convocatoria con ayuda de la tecnología?

El poder de convocatoria es el proceso que sigue una ONG para dar a conocer ante el público, tomadores de decisión y organismos nacionales e internacionales sobre su misión y la causa que están trabajando en alcanzar. La finalidad de este proceso es alcanzar nuevos donantes y compromisos que permitan fortalecer aún más sus procesos.

Digitalizar y fortalecer los procesos de convocatoria implica la creación de plataformas Online, donde la información de las actividades se mantenga constante y de fácil acceso. Estas plataformas deben incluir formularios digitales que permitan facilitar la recepción de solicitudes. Aplicaciones como Zoho Forms pueden ayudar a recopilar los datos de las convocatorias y enviar los datos hacía el CRM, permitiendo a la ONG trabajar en la relación y estrategia que desarrollará con el donante y voluntario interesado.

Utilizar herramientas de gestión de proyectos, como Zoho Project, puede ayudar en el seguimiento de cada convocatoria y en el avance de las propuestas.

Gestión de proyectos:

¿Cómo garantizar que todo marche según lo planificado?

La gestión de proyectos es la etapa crítica de todo el camino implementado hasta el momento, y en las etapas posteriores. Durante el desarrollo de un proyecto es importante planificar las actividades y documentar cada una de ellas para medir el grado de éxito o identificar áreas de mejora.

Para digitalizar y mejorar esta etapa crucial, es necesario implementar sistemas de gestión de proyectos, que permitan planificar, ejecutar y monitorear las iniciativas en proceso de manera eficiente.

La herramienta de Zoho Project permite asignar tareas, establecer plazos y evaluar el progreso en tiempo real. Además, esta digitalización facilita la colaboración entre diferentes miembros del equipo y mejora la comunicación sobre el estado de las iniciativas.

Gestión financiera:

¿Cómo trabajar con los recursos disponibles?

La transparencia financiera es otro elemento imprescindible para las ONG´s, pues de esta depende el correcto funcionamiento de la institución, la confianza de los donantes y el cumplimiento de la misión. La digitalización de la gestión financiera influye positivamente al permitir el ingreso de ingresos, gastos, facturación electrónica y la generación de informes precisos; lo que se convierte en ahorro de tiempo y disminución de errores.

Los softwares contables como Zoho Books permiten llevar un control exhaustivo sobre ingresos, gastos y presupuestos. La generación de informes por medio de Books se vuelve más accesible, precisa e instantánea, facilitando la rendición de cuentas.

Gestión de indicadores:

¿Cómo medir el éxito?

Como último paso es necesario medir el impacto real de los proyectos desarrollados en lapsos de tiempos determinados. Medir los resultados para determinar el éxito o el fracaso de las actividades ejecutadas no puede pasar por alto.

La digitalización de la gestión de Indicadores de Rendimiento (KPIs) permite la recopilación y análisis de datos de manera eficiente. Dependiendo de los resultados es posible realizar ajustes a la estrategia para maximizar el impacto o re encaminar a la ONG al cumplimiento de su misión.

Herramientas como Zoho Analytics son ideales para ayudar a las ONGs a visualizar el desempeño en tiempo real.

La digitalización es una excelente oportunidad para las ONG´s que deseen incrementar su impacto en la sociedad. La gestión de donantes, administración, poder de convocatorias, seguimiento de proyectos, gestión financiera e indicadores de éxito; son pasos esenciales para modernizar su funcionamiento.

Implementar este Roadmap con enfoque en la digitalización de ONG´s asegurará una mejor implementación de las tecnologías. El compromiso que debes asumir ahora como organización es capacitarte en las herramientas adecuadas para conseguir los resultados que aportan a la conformación de un mundo mejor.