Diseño de un Embudo de Ventas para tu CRM
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Lord Kevlin.
Siempre que hablamos de mejorar las ventas, muchas veces pensamos que debemos aumentar clientes y mágicamente luego con eso vamos a ser una empresa más rentable, pero esto no siempre es así. De hecho, muchos estudios, incluyendo “Building a More Adaptable Sales Force” (Hardvard, blog, June 6th, 2022), nos explica que los equipos de venta necesitan tener un modelo estable del proceso comercial, a pesar que cada asesor siempre termine modificando un poco el trato con cada cliente, el proceso de venta deberá ser siempre primero ante cualquier estrategia de incremento o mejora en las ventas.
Empezaremos indicando cómo diseñar este embudo de ventas para cualquier organización, siempre tomando en cuenta que este ejercicio deberá poner en primer lugar las necesidades de sus clientes no solo el bienestar de la empresa (claro, hay excepciones de grandes corporaciones que tiene tanto poder de decisión y monopolio, que el proceso de venta lo dictan ellos y no el cliente). Veamos en estos pasos, como empezar y desarrollar un embudo de ventas.
Entonces, ¿cómo empezamos a definir este proceso de ventas? Y ¿cómo este relaciona con un CRM?
Empezaremos indicando cómo diseñar este embudo de ventas para cualquier organización, siempre tomando en cuenta que este ejercicio deberá poner en primer lugar las necesidades de sus clientes no solo el bienestar de la empresa (claro, hay excepciones de grandes corporaciones que tiene tanto poder de decisión y monopolio, que el proceso de venta lo dictan ellos y no el cliente). Veamos en estos pasos, como empezar y desarrollar un embudo de ventas.
1. El inicio del embudo de venta, es al momento de la confirmación de interés por parte del cliente:
Esto quiere decir, que no vamos a incluir todas las etapas del proceso de venta sin antes tener total claridad que el posible cliente tiene interés en nuestros servicios. Esto quiere decir que una posible fase inicial, es un momento clave que tú consideres un hecho de confirmación del interés de esa persona, quizás como esto: “Realizar presentación Inicial”, “Primer llamada de contacto”, “Demostración de nuestros servicios”, “Visita Presencial inicial”.
2. Ten en cuenta, solo los momentos que realmente agregan valor al cliente,
durante el proceso de la venta:
Es decir, después de esta primera fase del embudo, tienes que ponerte en los zapatos del cliente y pensar cuales son los momentos en donde avanza realmente la decisión de compra.
3. Cada etapa del embudo debe representar un progreso hasta llegar a un 100% completado:
Esto quiere decir que las siguientes etapas de tu embudo de venta deben gradualmente aumentar y representar un porcentaje estimado del cierre de la venta.
Por ejemplo:
Fase 1 – 10%
Fase 2 – 30%
Fase 3 – 50%
Fase 4 – 70%
Fase 5 – 90%
Fase 6 – 100%
4. Pensar siempre en la etapa de cierre perdido:
En esta etapa, por favor siempre considera las razones por las cuales se “pierden” tus negocios y prepararlas en una lista. Por ejemplo, si la fase de cierre perdido se llama “Negocio Perdido”, la fase que corresponde es un 0% y al mismo tiempo deberás tener una pequeña lista de motivos para luego analizarlos cuantitativamente, como estos:
5. Que las fases de tu embudo tengan palabras que realmente usan en tu empresa:
Por favor, no inventes o trates de copiar palabras sofisticadas que forman parte de otras empresas y que has visto en televisión o internet. Usa frases que en verdad son propias de tu empresa, de tu equipo, de tu industria o tu país.
A veces, puedes dividir los embudos de venta, por regiones o por unidades de negocio, y en esos momentos si puedes cambiar las frases, pero tienen que ser siempre entendibles para tus asesores de venta. Si ellos no lo entienden, es mejor que hagas un ejercicio de diseño del embudo de venta en conjunto con tus vendedores y tu gerente de ventas.
6. Pueden ser más de un embudo de ventas:
Esto se debe a que hay organizaciones que tienen más de una unidad de negocio, pero lo que realmente importa es si el mismo embudo de venta se adapta a todas esas unidades de negocio, si no es así, es momento de crear otro embudo.
Aquí puedes seguir los mismos consejos y dinámicas que ya hiciste con el primer embudo de ventas, para que los demás realmente aporten valor a cada proceso comercial, y así tus vendedores no se confundan al momento de vender un producto u otro. Pero lo más importante de esto, es que la gerencia podrá medir de forma apropiada cada ciclo de venta y no juzgar equivocadamente a los asesores de venta.
Ahora, teniendo los embudos de venta listos, es momento de adaptarlos a un CRM y pensar cómo sacar el máximo provecho a la tecnología en cada fase del embudo. Para esto, he diseñado una lista de puntos a implementar con cualquier CRM de tu preferencia:
1. Crea tareas de recordatorio automático a tus vendedores:
En las fases principales del embudo, debes determinar cómo ayudar a tus vendedores por medio de algunas tareas que se notifiquen por correo o dentro de la aplicación móvil de CRM. Generalmente pueden ser tareas para brindar un mayor seguimiento o para recordar la importancia de avanzar en cierta fase.
Aquí lo importante es ubicar cuáles son esas fases, y evitar abrumar al vendedor, así como también entender cuál es el criterio correcto para activar esta tarea. Por ejemplo: Si el negocio está en la “fase 3” y tiene más de 5 días de no avanzar de ahí, y el cliente es un Cliente nuevo, entonces sí activar la tarea automática.
2. Crear campos que te ayuden a categorizar mejor las ventas:
En el módulo de las oportunidades, Cotizaciones o ventas (en donde se va a aplicar el embudo), deberás considerar tener algunos campos que te aseguren tener la información clara para entender cada venta y ayudar a los asesores de negocio en cada momento.
Les comparto algunos de los campo o datos más usados con este propósito: Tipo de negocio, frecuencia de compra, unidad de negocio principal, región de venta, origen del negocio., etc.
3. El CRM debe de generar analítica de datos, basados en las fases del embudo:
Diseñar el embudo fue la primera etapa de este proceso, pero ahora, debemos darle valor a los asesore de venta y a la gerencia comercial, por medio de informes automáticos cada semana o mensual, con el resumen de los campos más relevantes para tomar una decisión o bien dar seguimiento adecuando.
Puedes pensar en reportes como estos:
– Oportunidades basadas en su fecha de creación
– Oportunidades basadas en su fecha de cierre esperado
– Oportunidades agrupadas por asesor
– Oportunidades agrupadas por unidad de negocio
– Oportunidades agrupadas por la fuente de origen
– Oportunidades sin seguimiento desde hace 3 semanas
– Oportunidades por tipo de cliente
4. Mejorar las ventas usando CRM es un cambio de cultura, no de sistema:
A pesar que el CRM tiene muchas bondades técnicas gracias a sus automatizaciones, eso no es suficiente para mejorar las ventas en su empresa, ni tampoco diseñar el embudo de ventas es una garantía de que todo va a mejorar en el área comercial.
Por esto, en este último punto quiero reafirmar que lo más importante al usar un CRM es formar una Cultura de trabajo centrado en el cliente, y eso en verdad es lo que hará que tu empresa dispare las ventas y mejore la relación con tus clientes. La tecnología es solamente un medio para lograr este propósito, por eso, la alta gerencia o los puestos directivos tienen que ser partícipe y motivadores del uso de la tecnología, y basarse en los datos que podamos obtener de ella, para tomar mejores decisiones en las ventas.
Si has llegado hasta este punto, y entiendes cómo formar un embudo de ventas y adaptarlo a un Sistema CRM de tu preferencia, es un buen momento para que empieces a buscar ese CRM que mejor se adapte a tus procesos, y para eso te dejo una guía que puedes revisar y comparar varios CRM contra Zoho CRM, haciendo click aquí:
Kevin Merlos
CEO Novazys
