CRM VS EXCEL
Las herramientas Excel y CRM son de las más utilizadas para la operatividad de las empresas. Todos hemos escuchado de su importancia, pero pocos saben como se diferencian.
Probablemente te preguntes: ¿cómo me ayuda a facilitar mi trabajo? ¿Realmente la necesitamos? En este blog podrás entender la capacidad y función de cada una de las herramientas en el ámbito empresarial, y decidir cuál es la más útil para tu negocio.
Si tienes dudas sobre el significado general de un CRM y sus beneficios, te invitamos a leer nuestro blog sobre el tema.
A continuación analizaremos las principales necesidades que una empresa u organización amerita resolver, y el papel que desempeña un sistema CRM en contraste con una hoja de Excel para dar solución a esta serie de acciones.
La gestión de datos e información
CRM tiene la capacidad para almacenar información y crear reportes instantáneos con automatizaciones. A partir de esta información se pueden crear reglas para enviar correos personalizados.
Excel tiene la capacidad para almacenar información y crear reportes pero no de manera instantánea. No cuenta con automatizaciones pero si cuenta con formulas que pueden agilizar el proceso. Sin embargo, no cuenta con la facilidad de enviar correos personalizados.
Gestión de clientes:
Con Excel puedes registrar por medio de celdas la información de contacto de tus clientes, estado de de la venta por medio de alguna función manual que debes recordar actualizar. Para asegurar que no existan contactos duplicados puedes aplicar filtros a las celdas, y por medio de formulas configurar que no exista más de un registro de un mismo contacto.
Por medio de un CRM puedes registrar clientes en el módulo de prospectos, obteniendo la facilidad de abrir un registro por cliente. La información se encuentra centralizada y el sistema por su propia configuración evitará los registros duplicados, de esta forma el margen de error se elimina.
Automatizaciones:
Excel carece de automatizaciones nativas que permitan el envío de correos personalizados, notificaciones de recordatorios o actividades pendientes. Para establecer ciertos tipos de automatizaciones se requiere la configuración de Macros o Scripts.
Los sistemas CRM se encuentran configurados con opciones para garantizar automatizaciones como el envío de correos electrónicos para cada fase de venta o proceso operativo; así como notificaciones y recordatorios.
Seguimiento de Oportunidades:
En Excel el seguimiento de cada fase de venta es manual, esto se refiere a que el personal de ventas debe entrar continuamente a la hoja de calculo y actualizar cada celda con el estado de la oportunidad. Esta situación deja vulnerable el proceso a olvidos o perdida de información.
Los CRM en cambio, brindan un seguimiento estructurado del embudo de ventas, valiéndose de automatizaciones para fortalecer el proceso, actualizándose por si mismo y asegurándose que ninguna información nueva quede por fuera.
Trabajo Colaborativo:
Es posible trabajar en simultaneo con otros colaboradores en Excel, pero se requiere sincronización a OneDrive y guardar los archivos en la nube, o trabajar en la opción en línea. Excel no existe los roles, si quieres evitar que algún usuario edite o modifique celdas o pestañas debes seleccionarlas manualmente.
Con un CRM, al igual que con excel, es posible trabajar en tiempo real con múltiples usuarios. Sin embargo, los CRM tiene una función llamada “roles” que te permite limitar de manera automática el acceso de ciertos usuarios a información sensible.
Seguridad de datos:
La seguridad de datos es media o baja debido a que los archivos de excel pueden ser vistos por personas no autorizadas, incluso pueden ser descargados.
Los CRM cuentan con un nivel de seguridad alto. Esto debido a que podemos asignar roles al personal para definir quien puede ver, descargar o editar la información, además de brindar respaldos y sistemas de encriptación.
Reportes:
Puedes elaborar reportes, gráficos y dashboards en Excel por medio de formulas. El tiempo que puede tomar la elaboración de reporteria dependerá del tamaño de la base de datos.
Los CRM pueden generar reportes en automático gracias a su propia configuración, lo que les permite analizar al instante los datos de sus módulos y generar reportes sin necesidad de aplicar formulas.
Toma de decisiones:
Las hojas de calculo son capaces de resguardar información y ser acompañadas de gráficos que visualicen de mejor manera los datos. Sin embargo estos recursos ameritan interpretación detallada por parte de los colaboradores.
Los sistemas como Zoho CRM cuentan con la función de análisis predictivo, que podría ser incluso más potente si se integra con Inteligencia Artificial como Zoho Zia.
La mejor manera de comprobar las funciones de un CRM es vivirlas por ti mismo. Te invitamos a probar el demo de Zoho CRM y contactar a nuestro equipo para una asesoría gratis.
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