CONOCE ZOHO BOOKS Y ADMINISTRA TUS FINANZAS
Zoho Books es una de las principales Aplicaciones de Zoho, ya que ha sido creada con un propósito específico, Permitir a las Organizaciones de cualquier tamaño e industria administrar sus Finanzas de una manera ágil, fácil, segura e intuitiva. Esta aplicación empresarial, ha sido diseñada por un equipo de consultores en Finanzas de distintas partes del Mundo, y el resultado ha sido simplemente admirable. Con Zoho Books, se pueden gestionar las principales actividades financieras de una empresa sin ser un experto en finanzas, y lo mejor es que se puede adecuar muy fácilmente a los requerimientos legales de cualquier país.
Por ejemplo, en 2018 en Costa Rica, desde el momento en entró en vigencia la Facturación Electrónica y Hacienda brindó los APIs y requisitos de conexión, Novazys integró sin ningún problema Zoho Books con Hacienda Costarricense para realizar el proceso de Facturación Electrónica y Recepción de Gastos. Esto fue posible gracias a que Zoho Books permite que los desarrolladores puedan agregar extensiones o integraciones a varios de los procesos o módulos de la Aplicación. Como resultado, muchas organizaciones ya tienen sus finanzas en Zoho Books con Facturación Electrónica, y pueden integrarlo con otras aplicaciones empresariales de Zoho. Todo esto sin necesidad de ser experto en finanzas, ni requerir un largo proceso o muchos recursos para su implementación.
Entre las principales características que tenemos a disposición en Zoho Books, podemos mencionar:
Personalización de Módulos: Esto es lo primero que mencionamos porque si bien es verdad que Zoho Books, tiene muchas de las mejores prácticas contables a nivel internacional, es necesario siempre terminar de “retocar” algunos campos, información general de la empresa, tipos de impuestos y demás configuraciones que los contadores de cada país siempre necesitan. Por lo tanto, Zoho Books permite editar muchos de los módulos que dispone, para que se ajuste totalmente a las finanzas de cada empresa. Estas configuraciones varían desde personalización de campos en cada módulo hasta crear o editar el catálogo de cuentas contables y tipos de impuestos, como también la edición de plantillas o filtros especiales en cada módulo.
Proceso de Facturación: En Zoho Books puedes gestionar las facturas de tu empresa de una manera rápida y fácil, ya que se tiene integrado los módulos de clientes y servicios/productos, lo cual hará mucho más intuitivo el completar la información que requieres para elaborar la factura. De igual manera puedes aplicar condiciones diferentes de Facturación a las predeterminadas para cada cliente, esto es muy importante porque muchas veces es necesario mantener un mismo esquema de facturación para los clientes para evitar confusiones, sin embargo hay que permitir cambiar la forma o condiciones en el momento de crear la factura.
Al ser este proceso de Facturación uno de los más importantes en Zoho Books, la aplicación nos permite manejar un control exacto de las transacciones desde distintos módulos relacionados, como Facturas por Cliente, Facturas por Productos o Servicios, Facturas por Estatus, Facturas por Período de tiempo, Facturas por tipo de Condiciones, entre otras, lo cual es una característica importante para mantener un seguimiento cuidadoso de las Facturas emitidas, pendientes por pagar y pagadas.
Proceso de Facturación Recurrente: Este Proceso consiste en Programar la creación y envío de Facturas Recurrente a los clientes, y gestionar el seguimiento de cada una de ellas. Esta funcionalidad permite indicar si la Recurrencia debe terminar en una fecha determinada o no, o bien si la periodicidad es por día, semana, mes, año o personalizada. De esta manera, se puede ahorrar mucho tiempo en una actividad tan necesaria y sencilla como es una Facturación de forma Recurrente.
Proceso de Cotización: El Proceso de Cotización les permitirá asociar sus Servicios y Productos, con las condiciones pre-establecidas para cada uno, y crear una cotización con el diseño que la empresa necesita. Las cotizaciones siempre tendrán una integración natural con los clientes y Productos, para que al igual que las Facturas, se puedan gestionar y dar un seguimiento efectivo de las mismas. Este módulo de Cotizaciones tiene la peculiaridad que puede convertirse fácilmente a una factura sin pasar por muchos procesos burocráticos en el intento.
Gestión de Pagos y Cobros: En Zoho Books encontrarás distintas maneras de automatizar y administrar los pagos y cobros, ya que tendremos filtros, reportes, reglas automáticas y recordatorios programados en los módulos de Facturas y Gastos, de tal manera que nunca se pase por alto, dar el seguimiento a una factura pendiente por cobrar, o un gasto pendiente por pagar. Todo esto es configurable y depende de las necesidades de cada empresa, por lo tanto cada organización puede colocar la cantidad de variables que considere apropiadas para lograr un efectivo seguimiento en este proceso.
Portal del Cliente: Esta funcionalidad permite a los clientes de la Organización que usa Zoho Books, puedan entrar a un portal web especial para revisar sus facturas, notas de crédito, estados de cuenta y demás transacciones, por lo tanto siempre existirá una comunicación fidedigna entre la Organización y sus Clientes para conocer el estado de sus transacciones.
Configuración de Plantillas: Esto significa que en Zoho Books, puedes configurar las plantillas de Facturas, Notas de Crédito, Cotizaciones, Recibos de Pagos, Agradecimiento y demás documentos, al gusto y necesidad de cada empresa. No hay que esperar que alguien más lo haga por ti, sino que esto puedes adecuarlo en el momento que lo necesites, e incluso es posible automatizar dichos documentos y correos electrónicos para su envío inmediato si así la empresa lo quisiera.
Gestión de Inventarios: Con este Módulo, podrás administrar el inventario de Productos y Servicios de la empresa, configurar las características de cada uno y activar múltiples reglas de seguimiento de inventarios, tal como movimientos, transacciones, re-compra, y demás. En este módulo se pueden ajustar de forma individual o masiva el stock de inventario, en caso de una auditoría, conteo o evaluación cotidiana.
Pasarela de Pago con PayPal: Esta funcionalidad consiste en que las Facturas emitidas desde Zoho Books pueden incluir un portal de pago en linea integrado directamene desde Paypal para que el cliente pueda pagar con su tarjeta de Crédito, Débido o fondos de su cuenta de PayPal, el monto exacto de la Factura. Esta integración permite una gestión de pago muy fácil y segura para los clientes.
En resumen, Zoho Books es la aplicación que se encarga de gestionar todo el proceso contable de la organización, desde la creación de cuentas contables, hasta el registro de los ingresos y gastos afectando cada una de las cuentas contables correspondientes. En Zoho Books se registran los datos de los clientes, en base a los requerimientos de la empresa, se registran cotizaciones, facturas, gastos, costos por horas, movimientos bancarios, notas de crédito, notas de débito, órdenes de compra, inventarios, de igual manera contamos con todos los reportes financieros necesarios para la gestión efectiva de los resultados como Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, reporte de Impuestos y demás reportes financieros. Zoho Books, puede integrarse de manera natural con Zoho CRM, Zoho Invoice, Zoho Expense, Zoho Subscriptions, Zoho Projects y Zoho Analytics. También cuenta con una aplicación móvil tanto para Android como IOS para realizar todas las operaciones financieras desde su dispositivo móvil.
Kevin Merlos
Director de Proyectos
Novazys
