Beneficios de utilizar Zoho Books como tu sistema contable
Zoho Books es un software de contabilidad que le permite manejar sus finanzas, preparar sus declaraciones tributarias, automatizar flujos de trabajo comerciales, además de ayudarlo a trabajar colectivamente entre departamentos.
Geyling Rizo
Coordinadora de Proyectos
Cuando pensamos en un software contable, usualmente nos imaginamos lo complejo que suele ser llevar las finanzas de nuestra empresa de la forma correcta; sin embargo, no debe se así. Al conocer Zoho Books, nos damos cuenta de lo intuitivo y fácil que se vuelve administrar todas las transacciones que realiza nuestra empresa.
Para tener una idea más clara de las funciones de esta herramienta, iniciemos por definir de qué se trata Zoho Books: Es un software contable creado para facilitar procesos financieros de una empresa de la manera más amigable posible.
Al referirnos a Zoho Books, no solo hablamos de un sistema muy fácil de usar, sino que, nos brinda un sin número de bondades que podemos aprovechar para maximizar la eficiencia de nuestro desarrollo interno. Entre las más importantes podríamos mencionar:
1. Múltiples Integraciones
Al ser parte de la suite de Zoho con más de 45 aplicaciones, Zoho Books puede integrarse con las demás aplicaciones de Zoho, siendo las más relevantes:
- CRM: Le permitirá al equipo comercial realizar cotizaciones, órdenes de compra y venta desde su ambiente de ventas sin necesidad de moverse a otro sistema, facilitándoles sus actividades diarias y minimizando el tiempo de trabajo.
- Projects: Permite que el equipo de operaciones tenga conexión directa con los aspectos financieros relacionados a sus tareas y asignaciones; de esta forma, tendrán control del límite de tiempo máximo que pueden gastar en realizar sus trabajos. Además, les permite cargar gastos a sus proyectos que se verán reflejados directamente en la actividad contable de Zoho Books.
- Creator: En caso de tener ciertas particularidades en el funcionamiento de la empresa, Creator nos permite crear módulos personalizados e integrarlos directamente con Books, automatizando la creación de asientos de diario y agregándolo como pestaña web que da la ilusión de estar en la misma aplicación y lo hace atractivo para el usuario.
Zoho Books, no solo nos permite integrarlo en el mismo ambiente Zoho y apoyar los procesos de nuestros demás departamentos, sino que también contribuye con las actividades del cliente, ya que se conecta con pasarelas de pago que facilitan la gestión de facturas.
Zoho Books también le ofrece al consumidor el acceso a un portal en línea que le muestra todas las transacciones realizadas y pendientes a lo largo de su relación con nuestra empresa.
Adicionalmente, nos brinda la posibilidad de integrar nuestro E-commerce con esta plataforma contable y realizar los movimientos de forma inmediata y automática. Asimismo, nos ayuda con el seguimiento de nuestros envíos, ya que el E-commerce se complementa con otras agencias de envío que pueden ser asociadas a la aplicación.
2. Gestión de proyectos
Books tiene disponible una sección destinada al manejo de proyectos de la empresa que permite visualizar todas las transacciones de ingreso o egreso asociadas con esa actividad específica. Además, nos da la posibilidad de crear presupuestos internos dirigidos a la gestión de cada proyecto y ofrece informes de rentabilidad, tales como el presupuesto vs las transacciones reales.
3. Seguridad y Control
Zoho Books es una herramienta que destaca mucho por su seguridad. Dada la estructura que sigue, podemos crear diferentes perfiles y roles asociados con niveles de permisos específicos que permitirán al gerente controlar a qué información tiene acceso cada usuario y qué le es permitido realizar. Por otra parte, con el sistema de aprobación de transacciones podemos definir quiénes serán los encargados de validar cada movimiento realizado. De esta forma, otros agentes no podrán proceder en el manejo de facturas, presupuestos o solicitud de órdenes, mientras estas no sean revisadas por el encargado oficial. A esto podemos añadir que Books tiene un sistema de límite de crédito para los clientes, que alerta al usuario cuando intenta facturar más de lo permitido. Incluso, beneficia a las demás áreas con el control de gastos internos que podemos realizar con la creación de presupuestos y comparación entre periodos. Y no está de más mencionar, que en caso de errores, al gerente le será muy fácil detectar el origen del problema, ya que Zoho Books cuenta con registros de auditoria en cada acción que se realiza.
4. Automatización
En cualquier sistema siempre buscamos reducir el trabajo y automatizar la mayor cantidad de tareas posibles, y Zoho Books es el perfecto aliado para esto. Con la generación de asientos contables, creación de informes financieros y recordatorios automáticos, es el compañero perfecto para evitar que pasemos por alto los eventos más importantes.
Además, nos ayuda a presentar rápidamente el estado líquido de la empresa, los indicadores más relevantes para entender el comportamiento financiero y nos permite realizar múltiples filtros que ayudarán a la búsqueda fácil de registros, así como a la toma de decisiones centralizadas en ciertas áreas.
