5 cosas que debes tomar en cuenta antes de elegir un CRM

Cuando nuestra empresa se mantiene en constante crecimiento surge la necesidad de mantener un control aún más detallado y seguimiento de nuestro contactos, leads y oprtunidades de negocio. Además, es imprescindible la automatización de procesos y creación de informes sobre el desempeño tanto de nuestro equipo como de nuestras ventas y campañas de marketing. Entonces, es aquí donde debemos decidir si es momento de adquirir un CRM, esto con el proposito de llevar nuestra empresa al siguiente nivel, pero ¿cómo estamos seguros que tipo de CRM se debe tener? ¿cúal se adapta mejor a mi empresa?. Nos pueden surgir todo tipo de dudas, por lo tanto es importante conocer más a fondo que parámetros debo de tomar en cuenta antes de implementar este tipo de software.

De manera muy resumida, un CRM es un software que permite centralizar en un mismo lugar toda la base de datos entre el cliente y la empresa. La base del éxito de muchas compañías ha sido la fidelización con sus clientes; recordemos que hoy en día, los clientes compran porque se identifican con el producto o servicio que puedas ofrecer, es decir, que es necesario crear y continuar la relación con sus clientes.

Un CRM tiene mucha relevancia dentro de una organización porque permite una visión amplia de tu empresa donde se muestra un patrón de actividades para concretar una venta y darle un correcto seguimiento a tus clientes. El CRM juega un papel central en la estrategia de cualquier compañía, que se centra en desarrollar un servicio de valor añadido al cliente, con una atención de alta calidad y con la voluntad de dar respuesta a sus distintas necesidades.

El mejor CRM no es necesariamente el más caro o el más económico, lo que realmente deben tomar en cuenta es los requerimientos, necesidades y procesos, que tiene tu empresa. Sin embargo, antes de elegir el CRM para que sea el ideal para tu empresa debes tomarte un tiempo para considerar varios aspectos que se adecuen a tu empresa y tus objetivos.

A continuación 5 cosas que debes tomar en cuenta antes de elegir un CRM:

1. Conocer los objetivos que quieres lograr.

2. Proceso interno de la empresa.

3. Capacidad de compartir información.

4. Personalización del sistema y flexibilidad.

5. Interfaz fácil y agradable.

1. Conocer los objetivos que quieres lograr:

En los CRM existen innumerables características, por lo tanto, es importante definir los objetivos que quieres lograr en tu empresa con un CRM.

Acá algunos ejemplos:

• Reducir el tiempo de espera de los clientes.
• Acceder a la información valiosa en tiempo real
• Segmentar fácilmente las acciones de marketing
• Mantener contacto masivo con los clientes de forma personalizada

Para definir los objetivos, debes tomar en cuenta las áreas de tu empresa que harán uso del CRM, además es necesario reconocer los errores que se están haciendo, conocer los alcances necesarios para que el CRM tenga la flexibilidad que necesitas para atender a tus clientes, ya sea a través de diferentes medios de comunicación que se necesiten integrar al CRM o cualquier otro requerimiento útil para su empresa.

2. Proceso interno de la empresa:

Antes de decidir qué CRM debes utilizar, es importante conocer el proceso comercial de tu empresa. Muchas veces podemos conocerlo a un nivel empírico o general, lo mejor es utilizar un diagrama de flujos de procesos en el cual puedas detallar los requerimientos de cada parte del proceso.

Es necesario definir objetivos estratégicos que permitan mejoras en los procesos actuales para poderlos tomar en cuenta antes de elegir un CRM, además, considerar el modelo operativo de tu empresa. Si logras identificar estos pasos y las necesidades de cada uno sabrás mejor que buscar en un CRM. Además, es importante educar al personal para contar con su colaboración y voluntad en la implementación de un CRM.

3. Capacidad de compartir información:

Un CRM debería ayudar a tu equipo comercial a compartir la información de los clientes de forma transparente en pro de la colaboración de todo el equipo para que en cualquier momento que sea necesario cualquier miembro pueda brindar seguimiento a los clientes, por lo tanto, es importante cuestionarse:

• ¿Qué necesidades de información compartida tienes?
• ¿Quiénes deben ver la información de quienes?
• ¿Qué información no se puede compartir con todo el equipo?

Todo esto lo debes considerar porque al momento de elegir un CRM estas características de roles e información compartida las debes conocer con anterioridad.

4. Personalización del sistema y flexibilidad:

Cada empresa es diferente en todos los aspectos, desde sus procesos de ventas hasta sus estrategias, es importante que el CRM pueda ser personalizable y se adecue correctamente a tu empresa. Además que los procesos de ventas y marketing se encuentran en constantes cambios, es por eso, que para elegir un CRM debes considerar qué tan flexible es este para adecuarse a los cambios que haces en tus procesos constantemente y en el futuro.

5. Interfaz fácil y agradable:

Un sistema CRM debe ser visto como una herramienta para apoyar a tu equipo y no como una carga de trabajo adicional, es por esto que al momento de elegir un CRM debes tomar en cuenta, el grado de intuición con el que cuenta el sistema, esto te permitirá tener una curva de aprendizaje corta en el equipo, y sobre todo que disfruten utilizarlo. De lo contrario, el cambio se tornaría frustrante y no se lograría optimizar ni el tiempo ni el trabajo.

Cuando buscas un CRM es recomendable que antes realices un examen de autoconocimiento, esto te ayudará a saber mejor lo que andas buscando y a la vez, realizar una inversión exitosa. Es vital tomarse el tiempo para elegir el CRM ideal para garantizar el éxito de la implementación del mismo.